Gestão Tradicional x Gestão Ágil de Projetos em Números

Hoje vou iniciar este artigo convidando vocês para uma reflexão na qual eu gostaria que respondessem as seguintes perguntas:

• Por que os projetos falham?
• Quais são os problemas mais comuns no desenvolvimento de projetos?
• O que normalmente reduz a produtividade, provoca atrasos ou impede o alcance dos objetivos?

Pesquisas, assim como gerentes de projeto experientes, apontam os seguintes itens como problemas comuns:

Diante disso, vale ampliarmos a discussão respondendo as perguntas:

• O que é um projeto bem-sucedido?
• Quais são os fatores críticos de sucesso?

Em síntese, um projeto é definido, pelo PMI (Project Management Institute) no PMBOK (Project Management Body of Knowledge), como um empreendimento temporário que gera um produto, serviço ou resultado exclusivo, tendo início e término bem definidos, conduzido por pessoas, para atingir metas estabelecidas dentro de parâmetros de prazo, custo, escopo e qualidade. Sendo assim, durante muitos anos, considerou-se como sucesso o alcance dos parâmetros de prazo, custo, escopo e qualidade definidos.

Dessa forma, eu acrescento mais uma pergunta:

• É possível que um projeto cumpra as metas de prazo, custo, escopo e qualidade e, ainda assim, não seja considerado um projeto bem-sucedido? O que você acha?

A resposta para essa pergunta é: sim! O produto resultante de um projeto, por exemplo, pode não apresentar os resultados desejados quando colocado em uso e, assim, pode não fazer valer o investimento. Em outra situação, o produto pode não ter a adesão dos seus usuários finais, pois estes não foram consultados ou devidamente envolvidos no projeto de construção deste produto, ou o produto pode não ter sido validado ao longo de seu desenvolvimento.

O que quero destacar é que durante muitos anos os gerentes de projeto deram muita atenção aos parâmetros de prazo, custo, escopo e qualidade, normalmente estabelecidos em contrato, e deixaram em segundo plano aspectos de extrema relevância, que são: satisfação do cliente, resultados positivos e valor agregado ao negócio, sob a alegação de que estes são aspectos subjetivos e difíceis de serem mensurados.

As abordagens de gestão ágeis, no entanto, sempre afirmaram e trabalharam com a ideia de que um projeto bem-sucedido é aquele que traz resultados satisfatórios, isto é, que agrega valor ao negócio do cliente e, para saber se houve sucesso ou não, em última instância, basta saber se o cliente está satisfeito ou não. O que enfatizo aqui é que cumprimento de escopo, prazo e custo é importante, mas não garante sucesso e tem relevância secundária em relação ao aspecto satisfação do cliente.

Para fomentar essa discussão, dou um mergulho mais especificamente nos projeto da área de Tecnologia de Informação (TI) e apresento alguns dados.

O Standish Group CHAOS Report, publicado desde 1994, apresenta dados sobre desafios, problemas e fatores de sucesso relacionados aos projetos de TI.

O Standish Group possui uma base de 50.000 projetos ao redor do mundo e os projetos, até 2013, eram classificados como:

• Successful: entregue no prazo, dentro do orçamento e com todas as características/funções requeridas (atendimento ao escopo).
• Failed: cancelado antes do término ou entregue mas nunca usado.
• Challenged: entregue em atraso, consumindo orçamento maior que o previsto ou com menos características/funções que as requeridas.

Na tabela abaixo, são apresentados os resultados da pesquisa CHAOS incluindo projetos de 2004 a 2012. Nesta pesquisa a definição tradicional de sucesso foi considerada, isto é, entregue no prazo, dentro do orçamento e cumprindo o escopo solicitado.

Observem que a taxa de sucesso nesse período nunca ultrapassou o percentual de 39% e que a taxa de falha varia de 18 a 24%, o que é uma taxa alta. Estes são dados do relatório publicado em 2013.

Analisem agora os dados de 2011 a 2015, publicados no report de 2015, momento a partir do qual uma nova definição de sucesso passou a ser considerada: no prazo, no custo e com resultados satisfatórios.

Observem que, aumentando o rigor do critério de sucesso, a taxa de sucesso cai e não ultrapassa o percentual de 31% no período analisado. Vejam também que especificamente em 2012, a taxa cai de 39% para 27% com a mudança no critério de sucesso.

O Standish Group complementa suas pesquisas com o levantamento dos fatores críticos de sucesso em projetos de TI. Os principais fatores identificados são apresentados na tabela a seguir.

Observem que a adoção de processo ágil foi explicitamente citada em 2010 e 2012 (anos nos quais os fatores de sucesso foram exatamente iguais), em 2013 e em 2015 (tabela abaixo). Além disso, os fatores marcos frequentes e marcos de projeto menores foram mencionados em todos os outros anos. Estes fatores estão diretamente relacionados a princípios e práticas defendidos pela agilidade, tais como: ciclos de desenvolvimento e de feedback curtos; entregas e validações frequentes dos subprodutos pelos usuários/clientes; inspeções e adaptações contínuas.

Outro resultado que deve ser observado é o fato dos fatores envolvimento do usuário e apoio da alta gestão terem ocupado as posições 1 e 2 em todas as pesquisas de 1994 a 2014. Chamo também a atenção para os fatores objetivos claros, definição clara dos requisitos, objetivos de negócio claros, planejamento adequado, que estão todos intimamente relacionados aos aspectos comunicação clara e planejamento adequado.Tais aspectos são promovidos nas abordagens de gestão ágeis pelas reuniões/interações frequentes com o cliente, conversas face a face e planejamento contínuo.

Por fim, destaco o aspecto pessoal capacitado, citado em praticamente todos os anos, para despertar a atenção das empresas para a importância do treinamento e da capacitação dos seus colaboradores.

Apesar destes resultados estarem relacionados especificamente a projetos de TI, por observação e experiência, é fácil notar que os fatores de sucesso identificados também estão relacionados e aplicam-se a muitas outras áreas de negócio.

Gestão Ágil x Gestão Tradicional (Waterfall)

Pelo fato do aspecto adoção de processo ágil ter surgido nas pesquisas, a partir de 2010, como um dos principais fatores de sucesso, o Standish Group passou a apresentar separadamente, nos seus últimos relatórios, as taxas de sucesso e de falha dos projetos ágeis das taxas dos projetos que seguem uma abordagem de gestão tradicional, também conhecida como waterfall. Aqui estão alguns dos resultados:

Observem que tanto em 2010 quanto em 2015 a taxa de sucesso dos projetos ágeis foi significativamente superior à mesma taxa nos projetos tradicionais, e que, em 2015, a taxa de falha dos projetos ágeis foi significativamente inferior à mesma taxa nos projetos tradicionais.

Analisando os resultados deste outro gráfico, podemos observar que a situação em termos de taxa de sucesso e de falha das taxas gerais de 1994 é praticamente a mesma das taxas dos projetos tradicionais em 2015, enquanto há uma diferença significativa quando comparamos os valores de 1994 com as taxas dos projetos ágeis em 2015, o que demonstra evolução e maior eficácia do novo modelo de gestão.

Considerações Finais

Os Agilistas atribuem o sucesso das abordagens de gestão ágeis sobretudo ao fato de se trabalhar com escopo aberto e flexível. Nos projetos ágeis não é necessário que se conheça o escopo completo no início do projeto. Inicia-se o projeto a partir do que é conhecido e daquilo que está bem delineado, e o escopo evolui à medida em que os objetivos do projeto amadurecem e tornam-se mais claros. Dessa forma, a estrutura de trabalho proposta acomoda e adapta-se muito mais facilmente a mudanças, estando assim muito mais alinhada à realidade dos projetos e dos negócios.

Nos projetos ágeis o escopo é subdividido em partes menores e mais facilmente gerenciáveis e cada uma dessas partes (ou subproduto) é desenvolvida em um ciclo próprio que inicia-se com uma ação de planejamento e termina com a entrega, revisão e validação do subproduto pelo cliente. Com isso, garante-se entregas rápidas e frequentes, maior envolvimento do cliente no processo de desenvolvimento e ações de planejamento, inspeção e adaptação contínuas. Em outras palavras, garante-se melhoria contínua.

Sobre este artigo

Este artigo foi escrito apenas com a intenção de chamar a atenção para os benefícios da adoção de uma gestão ágil. É claro que há muito mais a ser discutido sobre o assunto.

Caso isto tenha despertado o seu interesse pelo assunto, fica aqui um convite para um café e para conversarmos um pouco sobre agilidade e suas vantagens. Se você já está convencido dessas vantagens, nós da Apoema Consultoria, Treinamentos e Coaching podemos ajudá-lo na capacitação dos seus gestores e de suas equipes, na consultoria na implementação de práticas ágeis, e no Coaching Profissional e de Equipes. Contate-nos e explique as suas necessidades que lhe enviaremos uma proposta!

Ludimila Monjardim Casagrande – Diretora Executiva da Apoema